Online B2B-Events: So meistern Sie die Formate!
Gehen Sie mit Mut an die Organisation Ihrer Online Veranstaltungen heran!
Spätestens die Ereignisse der letzten Monate haben virtuellen Events zu einem enormen Boom verholfen. Wer seine Zielgruppe trotz Einschränkungen erreichen und seine Botschaften auch ohne Präsenzveranstaltungen im Dialog platzieren möchte, muss sich mit virtuellen Events auseinander setzen.
Unsere Empfehlung: Lassen Sie sich mutig auf die mittlerweile gar nicht mehr so neuen Formate für virtuelle Events ein, sammeln Sie schrittweise Erfahrungen und nutzen Sie deren Vorteile als Ergänzungen zu klassischen Networking- oder Präsenz-Veranstaltungen.
Virtuelle Events haben mit Präsenzveranstaltungen viel gemeinsam
Obwohl oder gerade weil Ihre Veranstaltung virtuell stattfinden soll, müssen Sie die Grundlagen der Veranstaltungsplanung beherrschen – ein paar wertvolle Hinweise geben wir dazu in unserer Checkliste für B2B-Events.
Eine gute Planung bleibt das A und O
Genauso wie bei Präsenzveranstaltungen müssen Sie überlegen, was Sie mit Ihrem Online-Event erreichen möchten und welchen Nutzen Sie den Besuchern Ihrer Veranstaltung bieten möchten. Die Definition der Ziele, Programmideen und die Konzepterstellung stehen vor der Auswahl der virtuellen Plattform und der konkreten Umsetzung.
Gerade wenn Ihre Besucher mit einem Mausklick Ihren „Veranstaltungsraum“ betreten können, muss durchgehend klar sein, warum Sie bleiben sollen. Die Gefahr von Ablenkung ist bei den Besuchern der Veranstaltung natürlich viel größer genauso wie das unbemerkte Verlassen eines Events.
Das unterscheidet virtuelle Events von Präsenzveranstaltungen
Auch wenn Sie um die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer und Zuseher wesentlich stärker kämpfen müssen, können Sie mit virtuellen Events mit einem Schlag deutlich mehr Menschen erreichen – jederzeit und ortsunabhängig. Das gilt für die Bewerbung der Veranstaltungen genauso wie die Schwelle zum Zutritt oder die Nachbearbeitung und Generierung von Interessenten bzw. Leads.
Wahrscheinlich haben Sie bereits selbst an virtuellen Events teilgenommen und die weiteren Unterschiede während der Veranstaltungen selbst erlebt: Der Zeitaufwand für Ihre Anreise fällt zwar weg, und Sie können unmittelbar von zu Hause oder vom Büro aus teilnehmen. Dafür kommen Ihre persönliche Einstimmung auf die Atmosphäre sowie die Gelegenheiten zu Networking zu anderen Teilnehmern auf den meisten virtuellen Veranstaltungen viel zu kurz.
Ihre persönlichen Erfahrungen sowie die Motive Ihrer Teilnehmer sollten Sie bei der Planung Ihres virtuellen Events besondere Beachtung schenken!
Live, hybrid oder on demand:
Diese Formate stehen Ihnen zur Auswahl
Virtuelle Events finden in der Regel komplett im digitalen Raum statt und werden ausschließlich online angeboten und beworben.
Neben rein digital inszenierten Veranstaltungen punkten Mischformen, sogenannte Hybrid-Veranstaltungen, immer öfter. Zum Beispiel befindet sich ein Moderator mit den wichtigsten (Diskussions-)Teilnehmern in einem Aufnahmestudio. Im Studio können alle viel besser und unmittelbarer aufeinander reagieren, während die große Menge der Zuhörer und Zuseher online zugeschalten ist – diese Mischform eignet sich optimal für virtuelle Podiumsdiskussionen.
Da der gesamte Event mit dem nötigen Equipment zur Online-Übertragung aufgezeichnet wird, kann dieser jederzeit on demand zur Verfügung gestellt werden. Das gibt die Möglichkeit zur Teilnahme, wenn man den Event verpasst hat oder bestimmte Passagen noch einmal mitverfolgen möchte.
Webinare oder Seminare dienen am besten der Informationsvermittlung und Weiterbildung Ihrer Teilnehmer, sie können allerdings auch zur gemeinsamen Diskussion genutzt werden.
Workshops lassen sich grundsätzlich online genauso realisieren wie in realen Räumen. In Table Sessions oder Subräumen können Sie während einer größeren Veranstaltung kleinere Gesprächsrunden bilden und so alle Teilnehmer zur aktiven Mitwirkung anregen.
Schließlich bilden Konferenzen und Messen ein virtuelles Abbild von Großveranstaltungen, zumeist mit mehreren virtuellen Räumen und unterschiedlichen Programmpunkten.
Unser Angebot:
Wir erarbeiten mit Ihnen Ihre B2B-Online Event Strategie
Sie überlegen, ob Sie Ihre Zielgruppe auch mit einem Online Event erreichen? Lassen Sie die Profis ran: wir verfügen über 20 Jahre Event-Erfahrung im B2B-Bereich. Auch online sind wir unterwegs – vom kleinen Workshop über Panel Diskussionen bis zu online Kongressen wie dem B2B-Marketing Kongress des DMVÖ…
Virtuelle Events sind zum festen Bestandteil in unserem täglichen B2B-Geschäftsleben geworden! Nutzen Sie deren Vorteile und erkennen Sie deren Risken…
Checkliste: Das sind die wichtigsten Elemente Ihres virutellen B2B-Events
1. Registrierungsseite bzw. Event-Landingpage
Die Online-Registrierung gehört schon bei Präsenzveranstaltungen zum Standard für professionelle Events. Über die Registrierungsseite oder eine Event-Landingpage informieren Sie Ihre Teilnehmer vorab zu den Inhalten und erheben alle notwendigen Daten. Sie dient zusätzlich als Ausgangspunkt für die Bewerbung des Events!
Tipp: Vergessen Sie nicht, möglichst viele Technik-Fragen Ihrer Teilnehmer schon vorab zu beantworten (siehe 4. Support für die Teilnehmer-Betreuung)
2. Technische Ausstattung bzw. Video-Konferenz-Tool
Die technische Ausstattung hat wesentliche Auswirkungen auf die Größenordnung des Events. Je professioneller Sie Ihr Event durchführen wollen, desto mehr sollten Sie in Technik für Licht, Ton und Bildübertragung investieren. Wenn Sie nur ein kleines Webinar planen, kommen Sie vermutlich mit einem Laptop, integrierter Kamera und einem Headset bzw. guten Mikrofon klar. Checken Sie in jedem Fall die Qualität Ihrer Internet-Leitung und sorgen Sie gegebenenfalls für ein technisches Backup!
3. Programmgestaltung und Präsentation
4
4. Support für die Teilnehmer-Betreuung
Wer an einer Veranstaltung teilnehmen möchte und das aber aus technischen Gründen nicht kann, ist sicher sehr verärgert! Wenn Ihre Teilnehmer darüber hinaus eine konkrete Rolle in einer Diskussion übernehmen sollen, schaden technische Probleme dem Ablauf der gesamten Veranstaltung. Berücksichtigen Sie in den Vorbereitungen unbedingt, dass Ihre Teilnehmer Technik-Support erhalten oder bieten Sie die Möglichkeit an, den Event im Nachhinein noch einmal anzusehen.
5. Interaktionsmöglichkeit für die Teilnehmer
Die Vernetzung der Teilnehmer untereinander ist für Online-Events immer etwas schwerer zu bewerkstelligen. Sorgen Sie für entsprechenden Spielraum, entweder über die Konferenztechnik oder ein Chat-Tool selbst oder geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich über andere Kanäle während und nach der Veranstaltung auszutauschen und schaffen Sie über Ihre Moderation einen Anreiz dazu. Auch im Ablauf Ihrer Veranstaltung sollten Sie den Rückmeldungen und Nachrichten Ihrer Teilnehmer Raum geben.
6. Feedback-Möglichkeit nach dem Event
Gerade wenn Sie noch relativ wenig Erfahrungen mit virtuellen Veranstaltungen gemacht haben, sollten Sie aktiv Feedback nach Ihrer Veranstaltung einholen. Darüber hinaus startet nach der Veranstaltung natürlich die Nachbetreuung, die Ihnen zusätzliche Chancen für Leads und Kontakte bietet.
7. Ziele, Kennzahlen und Reporting
Da Ihr Event online stattfindet, sollten Sie alle Vorzüge von Online-Maßnahmen nutzen: Wie viele Teilnehmer wollen Sie erreichen? Wie lange sollen diese Ihre Veranstaltung verfolgen? Welche weiteren Kennzahlen nehmen Sie sich vor und wie sieht das Reporting nach dem Event aus?
Unser Angebot für Sie
Online oder Live-Event? Welches Format passt am besten? Wir planen mit Ihnen Ihre Event-Strategie, konzipieren oder organisieren Ihre nächste Veranstaltung. Als B2B-Marketing Agentur verfügen wir über mehr als 20 Jahre Erfahrung im B2B-Event Management. Als Online-Agentur sind wir mit den notwendigen technischen Anforderungen vertraut. Wir führen Ihre Event-Planung zum Erfolg!
Wir freuen uns auf einen konstruktiven Austausch zu Ihren aktuellen Fragen! Melden Sie sich gerne dazu bei unserem Geschäftsführer, Norbert Lustig, unter Tel. +02266 61601 oder per E-Mail an nlustig@dialog-one.at.
