B2B-Event Checkliste: so gelingt’s!
Virtuell oder Live?
20 Schritte für eine gelungene B2B-Veranstaltung
Gerade in den letzten Monaten konnten wir den Wert guter Kundenkontakte und persönlicher Kundenbeziehungen besonders schätzen lernen. Event-Marketing ist in Zeiten, in denen Kontakte hauptsächlich virtuell erfolgen, zu einer besonderen Herausforderung geworden. Egal, ob Sie Ihre Veranstaltungen in Zukunft nur noch online durchführen wollen oder vielleicht auch wieder einen Live-Event ins Auge fassen: Die Grundlagen für einen gelungenen Event sind immer die gleichen.
Wir haben eine kleine Checkliste zusammengestellt, die die 20 wichtigsten Eckpfeiler einer erfolgreichen Veranstaltungsorganisation umfasst. Wenn Sie alle diese Punkte berücksichtigen, haben Sie eine gute Basis für einen erfolgreichen Event!
Formate für virtuelle Veranstaltungen
Schon in den letzten Jahren haben sich verschiedene Formate für virtuelle Events entwickelt: Webinare, Panel-Diskussionen, Online-Konferenzen, virtuelle Messen und Networking-Veranstaltungen zählen dabei sicher zu den prominentesten. Vor allem für die Erreichbarkeit der Zielgruppe bringen Online Events einige Vorteile mit sich und auch bezüglich der Möglichkeit zum Austausch und Networking entwickeln sich diese Formate laufend weiter. Andererseits sind der Aufmerksamkeits- und Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer deutliche Grenzen gesetzt und Programme und direkter Austausch müssen etwas anderen Gesetzmäßigkeiten folgen.
Das zählt für Ihren Erfolg
Egal ob Sie eine reine Online-Veranstaltung organisieren möchten, an einen Hybrid-Event denken oder sich auf einen klassischen Live-Event freuen: In allen Fällen kommt es einerseits auf eine gute Vorbereitung und Planung an und andererseits darauf, dass Sie sich möglichst gut in die Situation Ihrer Gäste oder Teilnehmer versetzen können und eine spannende, informative und unterhaltsame Veranstaltung organisieren.
Unser Angebot:
Wir planen Ihren B2B-Event
Sie überlegen, ob Sie Ihre Zielgruppe auch mit einem Online Event erreichen? Sie planen einen Live-Event? Lassen Sie die Profis ran: wir verfügen über 20 Jahre Event-Erfahrung im B2B-Bereich!
Egal ob für virtuelle Events oder für Live-Events: Gute Vorbereitung und Planung stellen sicher, dass Ihr Event erfolgreich wird – wir helfen Ihnen gerne dabei!
Checkliste: Das sollten Sie für Ihren B2B-Event beachten!
1. Zweck der Veranstaltung
Sorgen Sie für ein klares Ziel: Warum findet der Event statt? Was wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen? Würden andere Maßnahmen ebenfalls zum Ziel führen und warum wollen Sie sich dennoch für einen Event entscheiden?
2. Budget und Nutzen
Wie viel Budget steht für den Event zur Verfügung? Welchen Nutzen erwarten Sie sich durch die Veranstaltung?
3. Veranstaltungs-Format und Motto
Geben Sie Ihren Bemühungen eine Richtung: Welches Format passt am besten für Ihre Zielsetzung? Soll die Veranstaltung Live stattfinden oder denken Sie an eine Online- oder Hybrid-Veranstaltung? Wie soll der Event heißen? Gibt es ein spezielles Motto?
4. Termin
Wann soll der Event stattfinden? Finden zum Wunschtermin andere Branchen-Events statt? Achten Sie dabei auf Feiertage, Urlaubszeit aber auch auf das Arbeitsverhalten Ihrer Zielgruppe.
5. Zielgruppe
Welche Zielgruppe soll Ihr Event erreichen? Wie viele Personen können und möchten Sie einladen?
6. Team, Zeit- und Personalplan
Stellen sie ein konkretes Team zusammen und weisen Sie den Team-Mitgliedern Rollen zu: Wer kann was übernehmen? Bis wann muss was erledigt sein? Für welche Aufgaben benötigen Sie externe Unterstützung?
7. Gästeliste
Sind von allen Gästen die Adressdaten vorhanden? Gästeliste mit allen relevanten Daten erstellen bzw. die fehlenden recherchieren.
8. Location suchen und buchen
Wo soll Ihr Event stattfinden? Was ist die perfekte Location? Zu berücksichtigen: Kapazität, Anfahrtsweg, Parkplätze, gute Erreichbarkeit mit Öffis, Infrastruktur und Unterkünfte in der Nähe (für Übernachtungsgäste), Cateringmöglichkeiten vor Ort, Referenzen.
9. Programm
Wie soll Ihr Event ablaufen? Um wie viel Uhr beginnt die Veranstaltung, wie lange dauert sie? Wann gibt es Programm, wann gibt es Pausen, wann soll es zu Essen und Trinken geben? Planen Sie unbedingt genügend Zeit für persönlichen Austausch und Smalltalk zwischen den Gästen ein. Was ist das Highlight Ihrer Veranstaltung? Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan und lassen Sie sich vorab Reden, Präsentationen etc. zukommen! So stellen Sie sicher, dass alle Beiträge in Ihr Gesamtkonzept passen.
10. Einladung, Presse
Wie soll die Einladung aussehen, was soll sie beinhalten? Unbedingt Antwortelement beilegen! Möchten Sie Pressevertreter zum Event einladen?
11. Event-Website
Eine Event-Website ist mittlerweile zum Standard für B2B-Events geworden. Hier finden die Gäste alle Details zur Veranstaltung, wie komplettes Programm, Infos über die Location, etc.
12. Catering
Was soll es zu Essen und Trinken geben? Wann und in welcher Form soll es stattfinden? Suche nach einem geeigneten Caterer, der im Idealfall auch Servicepersonal, Geschirr, Besteck, Gläser, etc. beim Event zur Verfügung stellt. Wer kümmert sich um die Tischdekoration?
13. Personal
Welches externe Personal wird beim Event vor Ort benötigt? Kellner, Barkeeper, evtl. DJ, Fotograf, Garderobier, Toilettendame, Reinigungspersonal, Techniker?
14. Technisches Equipment, Mobiliar
Ist genug Beleuchtung vorhanden? Wie schaut es mit der Stromversorgung aus? Wo benötigen Sie Mikros, Musik, Beamer, Leinwand, etc. Ist genügend Mobiliar vorhanden? Tische, Stühle, gemütliche Lounge, Garderobenständer, Raucherbereich, Fluchtwege, etc.
Bei Online-Events: Welche technischen Voraussetzungen haben Sie aktuell? Was wird benötigt? Wie routiniert sind Sie im Umgang mit der Technik oder eingesetzten Software-Lösungen? Halten Sie vorab unbedingt ausreichende Proben ab!
15. Branding Dekoration
Wie soll die Location dekoriert werden? Kommt Ihre Marke bei der Veranstaltung ausreichend zur Geltung? Ebenfalls zu berücksichtigen: Hinweisschilder, Wegweiser, Banner, Infomappen, etc. Genügend Kugelschreiber und Blöcke bereitstellen.
16. Namensschilder, Tisch-/Sitzordnung
Soll es Namensschilder bei der Begrüßung geben? Gibt es eine Tisch- bzw. Sitzordnung?
17. Social Media, Feedback in Echtzeit
Erfassen Sie Feedback in Echtzeit! Nutzen Sie die Möglichkeit über Social Media vor und während der Veranstaltung mit Ihren Gästen zu interagieren. Verfolgen Sie über diese Kanäle auch das Echo auf die Veranstaltung und nutzen Sie diese für weitere Marketing-Aktivitäten.
Für Online Events: Stellen Sie sicher, dass Chats und andere Rückfragen ausreichend Aufmerksamkeit erhalten.
18. Rahmenprogramm
Was kann ich tun, damit den Gästen der Event in besonderer Erinnerung bleibt? Soll es Entertainment-Elemente geben?
19. Verabschiedung, Geschenk
Wie und wo werden die Gäste verabschiedet? Über ein kleines, praktisches Give-away als Andenken freut sich jeder.
20. Nach dem Event
Die zuvor eingerichtete Event-Website sowie Social Media eignen sich ideal für die Nachbetreuung. Sie können Fotogalerien vom Event, eine Nachlese oder weitere Unterlagen veröffentlichen. Hier können Sie sich nochmals bei den Teilnehmern bedanken und evtl. Feedback einholen. Gibt es Medienberichte zum Event?
Unser Angebot für Sie
Online oder Live-Event? Welches Format passt am besten? Wir planen mit Ihnen Ihre Event-Strategie, konzipieren oder organisieren Ihre nächste Veranstaltung. Als B2B-Marketing Agentur verfügen wir über mehr als 20 Jahre Erfahrung im B2B-Event Management. Als Online-Agentur sind wir mit den notwendigen technischen Anforderungen vertraut. Wir führen Ihre Event-Planung zum Erfolg!
Wir freuen uns auf einen konstruktiven Austausch zu Ihren aktuellen Fragen! Melden Sie sich gerne dazu bei unserem Geschäftsführer, Norbert Lustig, unter Tel. +02266 61601 oder per E-Mail an nlustig@dialog-one.at.
